Kaufmännische Verwaltungen (WEG Hausverwaltung)

Buchführung

Einrichtung einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.

Insbesondere Führung und Abrechnung von

• Hausgeldkonten je Sondereigentum
• Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlung gemäß Beschluss der Versammlung
• Einnahmekonten für Erträge Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer
• Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen
• Buchung der Bankbewegungen
• Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft einschließlich Berechnung und Abführung der Lohnsteuer und Sozialabgaben durch ein geeignetes Steuerberaterbüro
• Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches
• Meldung der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen
• Einbuchung der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Jahresabrechnung.

Kaufmännische Verwaltung

Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum.

Kaufmännische Verwaltung

Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) einschließlich Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sondereigentum.

Kaufmännische Verwaltung

Eigentümerversammlungen und Beschlüsse

• Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung wird in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat erstellt.
• Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschließlich der dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.
• Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung allen Wohnungseigentümern zugestellt.
• Die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse werden systematisch und zeitnah umgesetzt.

Kaufmännische Verwaltung

Verträge für die Gemeinschaft

Die Verwaltung wird die üblichen Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Wasser-, Haft- und Gewässer-Haftpflichtschäden abschließen, regelmäßig auf Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit überprüfen und aufrechterhalten oder ggf. kündigen. Die Versicherungen werden möglichst zum gleitenden Neuwert einschließlich einer Zusatzversicherung bis zum Wiederinstandsetzungswert abgeschlossen.

Kaufmännische Verwaltung

Geldverwaltung

Einrichtung und Führung des auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkontos (Girokonto für laufende Ausgaben) sowie Festgeldkontos (für Instandsetzungsrücklagen).Rechnungskontrolle und -Anweisung: Rechnerische und sachliche Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen, Hauswart- und Müllabfuhr etc.

Kaufmännische Verwaltung

Dienst- und Wartungsverträge

Zweckmäßige und notwendige Lieferanten- und Dienstleistungsverträge werden im Namen der Eigentümergemeinschaft abgeschlossen, regelmäßig überprüft und aufrechterhalten oder ggf. gekündigt. Die Vertragsleistungen der Lieferanten und Dienstleister der Eigentümergemeinschaft (Hausmeister, Reinigungsfirmen, etc.) werden überwacht und ggf. beraten.

Technische Kontrollen und Instandhaltungs- / Instandsetzungs­maßnahmen

Begehung des Gemeinschaftseigentums

Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch kontinuierliche Begehung des Gesamtobjektes. Mindestens eine Begehung im Jahr mit dem Verwaltungsbeirat und ggf. weiteren Eigentümern, mit anschließender Erstellung eines Begehungsprotokolls als Grundlage für Entscheidungen über Handlungsbedarf.

Technische Kontrollen und Instandhaltungs- / Instandsetzungs­maßnahmen

Laufende Reparaturen …

… und Instandsetzungsmaßnahmen geringen Umfanges (Auftragsvolumen bis ca. 2.000,00 EURO) werden selbstständig veranlasst.

Technische Kontrollen und Instandhaltungs- / Instandsetzungs­maßnahmen

Instandhaltungs- und Modernisierungs­maßnahmen

Von der Gemeinschaft gewünschte Maßnahmen größeren Umfangs wird der Verwalter so vorbereiten, dass die Gemeinschaft die notwendigen Beschlüsse über die Durchführung der Maßnahmen einschließlich Finanzierung sachgemäß und rechtzeitig beschließen kann.

Im Einzelnen werden folgende Leistungen – ggf. unter Einbindung von Fachleuten – erbracht, bzw. beauftragt:

• Beratung …
  … über kurz- und mittelfristigen Bedarf von Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich Berechnung der dazu notwendigen Finanzmittel (Instandhaltungs- und Instandsetzungspläne).
• Ausschreibungen
  Erstellung von Ausschreibungen von routinemäßigen Instandhaltungsmaßnahmen.
• Kostenvoranschläge
  Einholung von mehreren Kostenvoranschlägen.
• Beratung zur Auftragsvergabe
  Beratung bei der Auswahl der technischen Lösungen und Auftragsvergabe einschließlich Preisverhandlungen.
• Auftragsvergabe
  Nach Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Erstellen der schriftlichen Verträge in Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft und Erteilen der Aufträge.
• Überwachung
  Terminliche, rechnerische und sachliche Kontrolle bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlussrechnungen.
• Bauverträge
  Bauleitung und Überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.
• Laufende Überprüfung …
  … der Ausführung, Mängelrügen erstellen, Gewährleistungsrechte geltend machen.
• Abnahme
  In Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Abnahme der Sach- und Werkleistung und der Schlussrechnung.

Vorbeugende und sofortige Sicherheits­maßnahmen

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassung der Überwachung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute an der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter), Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem TÜV und sonstigen Fachleuten.

Vorbeugende und sofortige Sicherheitsmaßnahmen

Schlüsselbestellungen

Beschaffung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder- Gemeinschaftseigentum.

Vorbeugende und sofortige Sicherheits­maßnahmen

Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen

Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc. Bei Versicherungsschäden an Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung. Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- Gemeinschaftseigentum. Beratung der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung. Abrechnung mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Unser Service ist nicht rechts- oder steuerberatend, ggf. schalten wir eine erfahrene Anwaltskanzlei ein.